ICI Ici - Ville de Clermont-Ferrand Clermont-Ferrand

Vous êtes chargé.e, sous l’autorité du Responsable du pôle des accueils, d’accueillir les usager.ère.s (internes et externes), de traiter les demandes des collaborateurs, des managers et des services en matière d’information, d’inscription, de modification et de réclamation pour toutes les activités RH, quel que soit le canal utilisé par l’usager.ère (physique, téléphonique, mail et courrier).

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Gestion administrative générale et qualité du service :

• Accueillir les usager.ère.s, analyser leurs demandes et proposer une solution adaptée à leurs attentes et besoins ;

• Renseigner, orienter et conseiller les usager.ère.s en utilisant tous les canaux de communication pour faciliter l'accès à l'ensemble des activités et services concernant les ressources humaines ;

• Assurer la promotion des services numériques de la ville et les orienter pour réaliser les démarches sur le Portail citoyen ICI ;

• Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du service et de la signalétique ;

• Mettre à jour des tableaux de bord et de suivi d’activités ;

• Organiser le classement et l’archivage des dossiers et des documents en respectant les procédures ;

• Tenir des plannings et gérer des prises de rendez-vous sur l’outil de gestion dédié ;

• Participer à la mise à jour de la documentation collective ;

• Proposer des améliorations, solutions et ajustements en fonction des réclamations et remarques des usager.ère.s pour optimiser le service rendu.

Gestion administrative spécifique :

• Mettre à jour la signalétique permanente des services de la Direction Générale Adjointe RHRUTD installée à l'Hôtel de Ville ;

• Assurer le suivi et la mise à jour de l'organigramme de la DGARHRUTD ;

• Traiter, enregistrer et assurer le suivi des demandes des collaborateurs (changement d’adresse, forfait mobilité durable, état des services, véhicule de déménagement, carte de cantine, délivrance d’attestations, signature des contrats de travail …) ;

• Assurer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le service Communication interne ;

• Renseigner les outils liés à la gestion relation usager.ère (type CRM Customer Relationship Management).

Suivi des démarches en ligne et de l’Intranet :

• Assurer le routage des e-mails de niveau 2 vers les gestionnaires RH ;

• Traiter les mails de niveau 1, en lien avec les référents métiers ;

• Assurer, en lien avec le N+1, le reporting des mails non traités dans les délais, dans le cadre de la démarche qualité ;

• Digitaliser les demandes d'emploi sur le portail ICI : saisie des candidatures spontanées, réponses à une offre, demandes de stage, d’apprentissage, etc ;

• Effectuer la validation et le suivi des démarches en ligne sur le portail collaborateur ;

• Mettre à jour la foire aux questions (FAQ) pour réduire l’afflux de courriels et décharger le service des demandes à faible valeur ajoutée ;

• Assurer une veille sur les démarches (notices, imprimés et procédures) sur l’Intranet, et réaliser les mises à jour nécessaires, en lien avec le N+1 et le service Communication interne.

Autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service.

Vous maîtrisez parfaitement les procédures internes et les engagements de service en matière de relation usager.ère.

Vous disposez des connaissances relatives au domaine des RH.

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique (bureautique et logiciels métiers) et les règles de sécurité informatique.

Organisé.e et réactif.ve, vous êtes en mesure de gérer les priorités et vous faites preuve de discrétion sur les informations détenues.

Vous avez le sens des relations humaines et l’esprit d’équipe. Vous faites preuve de courtoisie et de diplomatie.

Vos bonnes aptitudes relationnelles (capacités d'écoute et de la relation à la personne) vous permettront de réaliser un accueil physique et téléphonique de qualité.

LIEU DE TRAVAIL : Hôtel de ville de Clermont-Ferrand - 10, rue Philippe Marcombes

HORAIRES : 8h15 – 16h30 du lundi au vendredi. 37h30 hebdomadaires.

25 jours de congés + 15 jours RTT – Possibilité Compte Epargne Temps

Rémunération statutaire + RIFSEEP (260 €) + primes annuelles, P.D.A., contrat collectif maintien de salaire, Centre Culture Loisirs et Action Sociale

Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter le service Recrutement et mobilité professionnelle au 04.73.42.36.86.