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Placé.e sous l’autorité de la Directrice Relation Usagers et Transformation Digitale, vous êtes chargé.e d’assurer un appui quotidien, d’optimiser l'organisation du travail, la gestion du temps, la constitution des dossiers de la Directrice Relation Usagers et Transformation Digitale.

Vous facilitez le bon fonctionnement de la direction au travers du recueil et du traitement d'informations de diverses natures, et en assurant une activité de soutien général à la Direction grâce au suivi et à la gestion des dossiers dans le respect des procédures mises en place.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Assistance de la direction :

Vous préparez, organisez et et suivez le travail de la directrice : agenda, réunions, classement, déplacements… Vous préparez les réunions (ordre du jour, invitations et compte-rendu) et suivi des dossiers de la directrice adjoint.e, et assurez le suivi de l’avancement des sujets en instance avec les collaborateurs de la directrice. Vous gérez le courrier des personnels rue des Archers et Neyron, et vous gérez et suivez les notes, les délibérations et conventions. Vous assurez le suivi de l’exécution de certaines missions ou reportings demandés à la direction (demandes de renseignements, rapports d’analyses, suites données aux réunions…),et participez à des actions transversales ayant trait aux missions du secrétariat et de l’accueil.

Suivi de dossiers :

Vous collectez des documents, préparez des dossiers et des supports à la demande, et sur délégation, vous assurez le suivi de certains dossiers. Vous diffusez également les notes de services auprès des responsables.

Gestion de l’accueil et de la logistique :

Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique des usagers du site des Archers, et renseignez et orientez vos interlocuteurs vers les personnels et les services de compétence. Vous gérez les fournitures et les consommables, et assurez l’organisation événementielle pour différentes occasions internes, en lien avec la chargée de mission qualité : séminaire, ateliers, etc.

Suivi des dossiers RH :

Vous assurez la mise à jour régulière des dossiers des collaborateurs ainsi que le suivi des congés et des éléments variables de paie avec le service RH de compétence. Vous mettez à jour l’organigramme de la direction et de ses services et les listes de diffusion de la messagerie.

Vous disposez d’une formation spécialisée en assistanat de direction et d’une expérience significative sur un poste similaire. Vous maitrisez le pack Office et avez une appétence pour les progiciels de gestion.

Vous détenez des qualités éprouvées en rédaction, en gestion d’agendas et en planification de réunions.

Vous êtes force de proposition dans la mise en place de nouvelles organisations. Vous disposez d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles et appréciez le travail en équipe.

LIEU DE TRAVAIL : 17-19 rue des Archers à Clermont-Ferrand

HORAIRES : 37h30 hebdomadaires, 8h30- 17h00, disponibilité exigée

25 jours de congés + 15 jours RTT – Possibilité Compte Epargne Temps

Rémunération statutaire + RIFSEEP (275€ bruts) + primes annuelles, P.D.A., contrat collectif maintien de salaire, Comité d’activités sociales et culturelles

Merci de préciser dans votre candidature vos prétentions salariales.

Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter : la Responsable du Service Relations Usagers et Transformation Digitale au 04.73.42.68.08 ou le service Recrutement et mobilité professionnelle au 04.73.42.36.87.